Drie offertes, jij bent nummer twee: zo win je toch

Je hoort het door de telefoon: "We hebben drie offertes, die van jou is niet de goedkoopste." Dat is geen afwijzing. Dat is een uitnodiging om uit te leggen waarom.

De meeste opdrachtgevers vragen standaard drie prijzen op. Niet omdat ze je wantrouwen, maar omdat ze geen idee hebben wat een klus hoort te kosten. Drie bedragen geven ze een gevoel van bandbreedte. En zodra ze die bandbreedte hebben, gaan ze pas echt kijken naar wat er in de prijs zit.

Daar wordt de klus gewonnen of verloren. Niet op het eindbedrag.

Wat de klant werkelijk vergelijkt

Leg drie pdf's naast elkaar op een keukentafel. De klant kan geen vierkante meters narekenen en weet niet hoeveel liter verf er op een gevel gaat. Wat hij wel kan, is dit:

• Hij zoekt het totaalbedrag en zet ze op een rijtje.
• Hij kijkt of het bedrag inclusief of exclusief btw is.
• Hij telt hoeveel regels er in de offerte staan.
• Hij zoekt naar het woord "exclusief" en wordt zenuwachtig van elke keer dat hij het ziet.
• Hij kijkt of er een datum, een planning en een naam in staan.

Meer niet. Wie denkt dat de klant zijn werkomschrijving regel voor regel leest, overschat de aandacht die een offerte krijgt op een doordeweekse avond.

Dat betekent dat je offerte in dertig seconden moet laten zien waar het geld heen gaat. Lukt dat niet, dan valt de klant terug op het enige getal dat hij wél begrijpt: het laagste.

Waarom een kaal eindbedrag altijd verliest

Stel, drie offertes voor hetzelfde buitenschilderwerk komen binnen op ongeveer hetzelfde bedrag. Eén is één regel: "Schilderwerk woning conform bespreking." Eén heeft vijf regels. Eén heeft vijftien regels, met voorbehandeling, aantal lagen, merk verf, steiger, afvoer en opruimen apart benoemd.

De klant kiest bijna nooit de eerste. Niet omdat die duurder is, maar omdat hij niet weet wat hij koopt. Een kaal eindbedrag dwingt hem te gokken. Een uitgesplitste offerte geeft hem iets om over na te denken.

En er is een tweede effect dat vaker wordt onderschat: een uitgesplitste offerte maakt jouw concurrent verdacht. Als jij schrijft dat je twee lagen draait en de ander zegt er niets over, gaat de klant terugbellen naar de ander met de vraag hoeveel lagen hij rekent. Je hebt dan zonder één negatief woord het gesprek naar jouw niveau getrokken.

Het btw-probleem dat niemand benoemt

Hier gaat het in Nederland structureel mis. Bij schilderen en stukadoren van woningen ouder dan twee jaar geldt het verlaagde tarief van 9% over het arbeidsloon, terwijl materialen onder 21% vallen. De voorwaarden staan bij de Belastingdienst over het 9%-tarief.

Nu leggen drie offertes naast elkaar. De een splitst arbeid en materiaal en rekent netjes 9% over het loon. De tweede gooit alles op 21% omdat het makkelijker is. De derde geeft alleen bedragen exclusief btw.

Drie totalen die er vergelijkbaar uitzien en het niet zijn. De klant ziet dat verschil niet, want hij kijkt naar het bedrag onderaan.

Wat de offerte toont	Wat de klant denkt	Wat er werkelijk speelt
Eén bedrag incl. btw, geen tariefvermelding	Dit is de echte prijs	Onbekend of 9% correct is toegepast
Alles tegen 21%, netjes vermeld	Duurder dan de rest	Mogelijk mist de klant het verlaagde tarief over arbeid
Arbeid en materiaal gesplitst, tarieven erbij	Ingewikkelder	Enige offerte die echt na te rekenen is
Alles exclusief btw	Goedkoopste	Nog geen eindbedrag bekend

Je kunt dit benoemen zonder één collega zwart te maken. Zet in je offerte een regel onder het totaal:

"Over het arbeidsloon is 9% btw gerekend, over materialen 21%. Let er bij het vergelijken van offertes op of hetzelfde btw-tarief is gehanteerd — anders zijn de eindbedragen niet één op één te vergelijken."

Dat is feitelijk, behulpzaam en het zet de klant aan het rekenen. Meer in ons artikel over 9% btw bij schilderwerk. Dit is geen fiscaal advies: check bij twijfel de actuele voorwaarden of vraag je boekhouder.

Wat je doet als je hoort dat je niet de goedkoopste bent

Niet meteen zakken. Dat is de reflex en het is bijna altijd de verkeerde zet, want je bevestigt dat je eerste prijs lucht bevatte.

Stel in plaats daarvan drie vragen:

1. "Hoeveel scheelt het?" Een verschil van 5% is iets anders dan 30%. Bij 30% doet de ander waarschijnlijk minder werk.
2. "Staat er in die andere offerte hoeveel lagen er gedraaid worden?" Of: welke merk materialen, hoeveel dagen, wie ruimt op.
3. "Is dat bedrag inclusief btw, en met welk tarief?"

In negen van de tien gevallen weet de klant het antwoord niet. Dat is precies het punt. Je maakt niet jouw prijs lager, je maakt het verschil zichtbaar.

Wil je zakken, zak dan met scope, niet met marge. Haal een onderdeel eruit, verleg iets naar volgend seizoen, of laat de klant zelf leegruimen. Een lagere prijs voor hetzelfde werk vertelt de klant dat je eerste getal niet klopte. Meer hierover in wat je zegt als de klant 'te duur' zegt.

Valkuilen bij het offertegevecht

• Je stuurt te laat. Nummer één en twee zijn binnen, jij komt een week later. De klant heeft dan al een referentieprijs en jij bent de bevestiging, niet de keuze.
• Je zet alles onder "diversen". Elke regel die de klant niet begrijpt, leest hij als onzekerheid.
• Je vermeldt geen geldigheidsduur. Materiaalprijzen schuiven; zonder einddatum hangt je prijs er maanden aan.
• Je noemt geen startmoment. Twee gelijke prijzen, één kan over drie weken beginnen. Planning is vaak doorslaggevender dan een paar honderd euro.
• Je zwart je concurrent. "Voor die prijs kan het niet" klinkt als jaloezie. Benoem feiten over jouw werk, nooit oordelen over dat van een ander.
• Je schrijft "exclusief" zonder bedrag. Exclusief steiger is prima, als er een indicatie bij staat. Anders leest de klant het als een open rekening.

De offerte die wint

Die is niet de mooiste en zelden de laagste. Hij is de enige waarvan de klant aan zijn partner kan uitleggen waar het geld heen gaat.

Schrijf wat je dóét, niet alleen wat het kost. Noem het aantal lagen, het merk, de dagen, wie er opruimt, wanneer je begint en hoelang de prijs geldt. Splits arbeid en materiaal. Zet het btw-tarief erbij. De KvK heeft een overzicht van wat er minimaal in een offerte hoort als je wilt checken of je niets vergeet.

Nummer twee zijn op prijs is geen probleem. Nummer drie zijn op duidelijkheid wel.

Met Hammerr maak je offertes waarin arbeid en materiaal apart staan, met het juiste btw-tarief per regel en een werkomschrijving die de klant leest in plaats van overslaat. Je kunt het gratis uitproberen op je eerste klus.